Республика Калмыкия стала первым субъектом в Российской Федерации в выявлении нового источника комплектования архивов.
Одна из важнейших функций архивных учреждений – комплектование – носит межотраслевой государственный характер и должна осуществляться строго в рамках законодательства.
Отсутствие единого механизма взаимодействия архивных органов и учреждений с территориальными органами федеральной власти, расположенными на территории субъектов РФ, привело к различным вариантам сотрудничества на региональном уровне. Для архивистов Калмыкии наиболее приемлемым стал вариант сохранения организаций федерального уровня в списках источников комплектования, так как это позволит сохранить территориальный принцип комплектования и целостность архивных фондов и их информационный потенциал.
Уполномоченным органом исполнительной власти региона в области архивного дела является аппарат правительства РК. Порядок взаимодействия с терротделами федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории Калмыкии, регулируется нормативно-правовыми актами: федеральным законом об архивном деле РФ, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и другими.
Взаимодействия с организациями федеральной формы собственности строятся на основе трехсторонних соглашений о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. В соответствии с условиями соглашения о сотрудничестве в организациях федерального значения проводятся необходимые мероприятия по организации работы с документами. Специалисты уполномоченного органа исполнительной власти республики в области архивного дела, Национального архива и архивных отделов (секторов) муниципальных образований РК оказывают им методическую и практическую помощь, принимают участие в проведении семинаров по организации работы ведомственных архивов и ведения делопроизводства.
В соглашениях не оговаривается способ передачи документов в Нацархив, а указывается, что передача документов на государственное хранение оформляется отдельным договором, на муниципальном уровне работа по заключению соглашений не проводится, хотя в списках источников комплектования внесены более 350 организаций. Вопрос о приеме на хранение документов федеральной собственности в муниципальных образованиях является особо проблемным.
Во-первых, практически во всех архивах муниципальных образований загруженность архивохранилищах составляет 80-90 %, а в некоторых районных муниципальных образованиях 100 %. Основной объем составляют документы по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Кроме того, в пяти РМО Калмыкии в архиве – один человек.
Во-вторых, муниципальные территориальные федеральные органы исполнительной власти стараются передать свои документы в федеральный орган исполнительной власти. Исключение федеральных структур из поля зрения архивной службы может привести к утрате документов на стадии их временного хранения в организациях.
На 1 января 2017 г. сводный список источников формирования Архивного фонда РК насчитывает 453 организаций, из них 57 (12 %) – федерального подчинения. На хранении в ведомственных архивах этих организаций находится более 4,9 тыс. дел, в федеральных органах – более 32 тыс. дел постоянного хранения, из них внесено в описи, утвержденные ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти РК в области архивного дела, более 11 тыс. дел. В основном это документы учреждений-депозитариев.
Также хочется отметить, что правовое поле в области взаимодействия муниципальных архивов с федеральными организациями, расположенными на территории муниципальных образований, остается незаполненным.
Сотрудничество с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Калмыкии в области архивного дела позволяет территориальным федеральным органам и учреждениям оперативно решать вопросы по своевременному обновлению номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству. Периодически в этих организациях вышестоящими федеральными органами проводятся проверки состояния делопроизводства и архивной работы, по результатам архивными учреждениями оказываются методическая помощь в устранении недоработок.
Нередко структуры территориальных федеральных учреждений находятся в состоянии постоянного реформирования. Проводятся слияния и ликвидации по территориальному признаку.
В качестве примера можно привести реорганизацию Федеральной службы государственной статистики по РК. В августе прошлого года путем слияния с террорганом федеральной службы государственной статистики по Астраханской области и Республики Калмыкия документы постоянного срока хранения были сданы в Национальный архив РК, а документы по личному составу с момента образования статуправления были вывезены в Астрахань. В ходе проведения работ по упорядочению документов и дел предложение о передаче документов по личному составу в Нацархив РК руководством статуправления по Астраханской области было отклонено.
В этой связи особо хочется отметить ряд федеральных организаций, с которыми налажено тесное сотрудничество и взаимоотношения, это судебный департамент РК, избирательная комиссия по РК, казначейство РФ по РК, налоговая инспекция РФ по РК.
Тесно сотрудничают архивисты республики и с отделением Пенсионного фонда РФ по РК. Так, ветераном Архивной службы РК заслуженнвм работником культуры России и Калмыкии, почетным гражданином республики Анной Тапкиной было инициировано обращение о предстоящем уничтожении ОПФР по РК пенсионных дел погибших военнослужащих, инвалидов войны с истекшим сроков хранения, в которых имеются документы: заявления родных погибших военнослужащих, инвалидов войны о назначении им пенсии с указанием сведений о составе семьи, дате призыва на фронт кормильца; протоколы Комиссии по назначению пенсии инвалидам войны и семьям погибших военнослужащих при районном(городском) отделе соцобеспечения исполкомов; извещения о смерти военнослужащих (подлинники) из воинских частей или военкоматов; справки о размере заработной платы военнослужащего до призыва его в РККА; сведения о составе семьи, изменении местожительства семей военнослужащих.
Отдел по делам архивов аппарата правительства РК подготовил письмо- обращение на имя руководителя ОПФР по РК о передаче документов в состав Архивного фонда республики. Далее в июне 2016 г. руководство регионального пенсионного ведомства обратилось в ПФР с просьбой о передаче архивных пенсионных дел участников Великой Отечественной войны на постоянное хранение в Национальный архив. Исполнительная дирекция Пенсионного фонда РФ удовлетворила нашу просьбу и передала нам документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность на постоянное хранение.
Уникальный комплекс документов участников Великой Отечественной войны представляют собой пенсионные дела семей погибших военнослужащих. Архивистами была проведена работа по экспертизе ценности и подготовке документов для передачи в состав Архивного фонда РК в количестве 794 ед. хр. Таким образом, Калмыкия стала первым субъектом в России в выявлении нового источника комплектования архивов.
На наш взгляд, одной из причин неэффективного решения вопросов по взаимодействию федеральных органов исполнительной власти в области архивного дела является отсутствие четкой правовой базы по вопросам взаимодействия субъектов с федеральными органами и организациями, расположенными на территории субъектов.
Эльза Илюмжинова,
начальник отдела по делам архивов аппарата правительства РК
Фото из интернета