Работа с самозанятыми требует от руководителя особого подхода. Здесь нужно знать все правила, связанные с оплатой налога, с составлением отчетности, с контролем работы и возможными рисками. Основная цель – это минимизация любых издержек, а также держаться в рамках, не переводят отношения в разряд трудовых. Любая платформа для работы с самозанятыми – это возможность воспользоваться услугами фрилансеров, работающих в разных сферах деятельности.
Что надо знать о налогах и системе налогообложения
Первое и главное, это проверка статуса самозанятого перед заключением договора. Для этого можно воспользоваться специализированным онлайн-сервисом. Или же попросить у самозанятого справку из «Моего налога». Второе – четко указать в договоре о том, что исполнитель является самозанятым. Таким образом заказчик подтверждает, что он не трудовой агент, а фрилансер, в свою очередь, платит за себя налоги самостоятельно. Третье – это указание на обязанность исполнителя выдавать чеки. Они формируются в приложении «Мой налог». Если чек отсутствует, то доходы самозанятого могут быть интерпретированы как заработок физического лица. Это уже совершенно другое дело и другие требования, например, физлицам дополнительно начисляются взносы и НДФЛ. Чтобы этого не произошло, обязательно понадобятся чеки.
Что надо знать о составлении отчетности
В отчете 6-НДФЛ выплаты самозанятым исполнителям не указываются, поскольку они не платят НДФЛ. Что касается включения расходов на специалистов с самозанятостью, то они включаются в налог на прибыль, но только если они подтверждены договором и чеком.
Как контролировать работу самозанятого
Есть несколько правил:
- не устанавливать жесткие рамки. Сотрудничать с таким работником принято исключительно в рамках гражданско-правовых отношений. Следовательно, внутренние регламенты тут не актуальны, равно как и контроль рабочего времен самозанятого, включение его в расписание;
- не давать доступ к корпоративному e-mail и пропускам, а также к табелям учета рабочего времени. Все это нужно только штатным сотрудникам, но никак не внештатным.
Также самозанятые не должны выполнять функции, которые в основном положено выполнять штатным работникам, то есть вести бухгалтерию на постоянной основе и т. д.
Скрытые издержки при работе с самозанятыми
Здесь стоит выделить:
- штрафы и доначисление налогов. Это результат того, что руководитель неправильно оформил сотрудничество, не получает чеки от исполнителя и так далее;
- переквалификация договора. То есть изначально составлялся гражданско-правовой, но позже работодатель решил самостоятельно изменить его на трудовой. В таком случае он может быть оштрафован, а также налоговая потребует начислить НДФЛ и уплатить страховые взносы;
- блокировка расчетного счета. Такое случается, когда деньги переводятся исполнителю безналичным способом, и при этом не платятся налоги и взносы. Если что-то подобное случилось, то работодатель обязан предоставить банку договор о сотрудничестве с самозанятым работником. Тогда блокировка будет снята;
- низкое качество предоставляемых услуг. Самозанятого никто не контролирует, он несет ответственность за свою работу самостоятельно. Он не наемный служащий, которого работодатель обязан контролировать.
Во избежание любых издержек, работодатель должен правильно оформлять документы перед началом совместной работы с самозанятым. При необходимости можно проконсультироваться с юристом: как грамотно составить договор, как прописать в нем права и обязанности сторон, в какие сроки требовать с сотрудника акты, чеки и другие документы.